各教学院：
为及时准确做好2021届毕业生档案整理、转递工作，确保毕业生档案完整、安全、无误到达寄往地，现就毕业生学籍档案整理、转递及电子学籍档案填写等相关工作通知如下：
一、归档时间
毕业生离校前。
二、归档范围
1.纸质学籍档案
毕业生纸质学籍档案包括高中学籍档案（专科学籍档案）、体检表、军训鉴定表、新生入学登记表、学年鉴定表、高等学校毕业生登记表、学业成绩单、学士学位审批表、报到证副本、学生在校期间学籍异动相关证明材料、评优评先审批表等。
2.毕业生电子档案填写
学生处从2021届毕业生开始启用电子档案系统，所有毕业生要登录该系统，在6月10日前完成本人电子档案填写工作，具体填写步骤如下：
第一步：浏览器打开链接：https://xg.nyist.vip；
第二步：点击“学籍档案”卡片，进入档案填报系统；
第三步：扫码“南工学生工作在线”公众号登录；
第四步：点击“开始填报”按钮或上方导航栏“档案填报”，开始逐个填报列表内相关事项，填写完毕后提交（注：本系统推荐使用Chrome浏览器，不兼容IE9以下版本）。
三、档案邮寄方式
1.毕业生档案采用国内标准快递（EMS）邮寄，学生处负责联系邮政局到各教学院邮寄毕业生档案。各学院按照档案转递地址（报到证或调档函地址）认真填写《XX学院2021届毕业生档案邮寄信息统计表》（见附件1）。
2.报到证地址为南阳地区的学生档案，各学院整理密封后，填写《XX学院2021届南阳地区毕业生档案移交信息统计表》（见附件2），统一交至学生处档案室，由档案室负责转交至南阳市人才交流中心。
3.专升本档案：已考取专升本的同学持所录取学校的录取通知书到各自辅导员处领取学籍档案，报到时交至所录取学校，辅导员在见附件1中作好记录。
4.研究生档案：考取研究生的毕业生持所录取学校开具的调档函，由辅导员按照调档函上的要求办理档案转寄并在见附件1中作好记录。
四、毕业生遗留档案
因各种原因无法邮寄的档案，各学院收集齐全并填写《XX学院2021届毕业生留校学籍档案移交表》（见附件3），尽快移交至学生处学籍档案室保存。
五、相关要求
1.各学院按照通知安排的归档时间，由毕业班辅导员老师负责做好归档工作。
2.各学院在整理毕业生学籍档案过程中，要与入学时档案认真核对，谨防错装漏装。
3.学籍档案材料上的签字、盖章必须齐全、规范。
附件：1.XX学院2021届毕业生档案邮寄信息统计表（非南阳地区）
2.XX学院2021届南阳地区籍毕业生档案移交信息统计表
3.XX学院2021届毕业生留校学籍档案移交表
学生处
2021年5月11日
